Carregar a folha completa quando a empresa não usa (ou não quer conectar) uma integração de diretório.
Manter os dados atualizados: atualizar departamento, cargo, país ou idioma de muitos funcionários em um único passo.
Desligar funcionários que já não estão na empresa, removendo-os do arquivo.
Ver o impacto antes de confirmar: quantidade de novos, modificados, eliminados e linhas com erro.
Evitar cargas incorretas: se o arquivo tiver erros ou estiver vazio, não é possível confirmar e a folha permanece intacta.
Completar o onboarding inicial quando ainda não há nenhum funcionário na plataforma.
Baixar o modelo
Existem dois pontos de entrada, ambos com o mesmo fluxo:
Abre-se o aviso "Importação manual a partir do nosso modelo", com o link para baixar o modelo e o botão Importar.
Vai direto para o seletor de arquivo (o modelo é baixado a partir do outro ponto de entrada).
O modelo traz estas colunas, e os nomes das colunas não devem ser modificados:
Coluna
Obrigatória
Detalhe
Sim
Identifica o funcionário. Único em toda a plataforma.
firstname
Sim
Nome
_last_name
Sim
Sobrenome
country
Sim
País
language
Sim
Idioma dos conteúdos: es, en ou pt
position
Sim
Cargo
department
Sim
Departamento
personalId
Não
Identificação interna do funcionário (matrícula, documento)
phonenumber
Não
Aceito se a coluna for adicionada ao arquivo.
Importante: o arquivo é a folha completa, não um acréscimo. Todo funcionário ativo que não aparecer no arquivo é removido da folha.
Enviar o arquivo
São aceitos .xlsx, .xls e .csv. Enquanto o arquivo é processado, é exibido um indicador de carregamento; para folhas grandes pode levar alguns segundos.
Revisar a pré-visualização
Abre-se o modal de pré-visualização com o nome do arquivo e uma etiqueta geral: Sem erros ou N com erros.
Acima, cinco indicadores:
Novos — funcionários que não existem hoje na plataforma e serão criados.
Eliminados — funcionários que hoje estão na folha e não constam no arquivo.
Modificados — funcionários existentes cujos dados serão atualizados.
Linhas totais — linhas com dados lidas do arquivo (as vazias são ignoradas).
Com erros — linhas que não cumprem as validações.
Abaixo, o detalhe linha por linha: Linha / Nome e ID / Email / Departamento e função / Ação / Status. As linhas com erro são exibidas primeiro, com o motivo abaixo do status. Se houver muitas linhas, a tabela é paginada.
A classificação de cada linha depende dos dados já carregados: se o email já existir na empresa, a linha é marcada como Modificado; caso contrário, como Novo. Os Eliminados não vêm do arquivo: são os funcionários da plataforma que ficaram de fora dele.
Botões disponíveis:
Cancelar — fecha sem aplicar nada.
Enviar outro arquivo — descarta esta revisão e abre o seletor novamente.
Confirmar importação — aplica as alterações.
Validações e bloqueios
A importação é tudo ou nada:
Campos obrigatórios vazios (nome, sobrenome, email, país, idioma, cargo, departamento).
Email com formato inválido.
Idioma diferente de es, en ou pt.
Email duplicado dentro do mesmo arquivo → "O email está duplicado dentro do arquivo."
Email que já pertence a outra empresa da plataforma → "O email pertence a outra empresa."
Mensagens de bloqueio que aparecem na pré-visualização:
Com erros: "Corrija os erros ou envie outro arquivo para poder confirmar."
Arquivo sem linhas: "O arquivo não tem linhas. Envie um arquivo com dados para continuar."
Se o arquivo não puder ser lido (formato danificado, colunas renomeadas) ou a operação não puder ser concluída naquele momento, é exibida uma mensagem de erro e a folha não é modificada. Nesse caso, tente novamente em alguns minutos com o arquivo gerado novamente.
Confirmar e ver o resultado
Ao confirmar, o botão fica em estado de carregamento até o processo terminar. Depois é exibida a tela Importação aplicada, com o nome do arquivo e o que efetivamente foi aplicado: funcionários adicionados, eliminados, modificados e linhas processadas. Com Pronto, o fluxo é encerrado e a lista de funcionários fica atualizada.
Se eu enviar um arquivo com apenas 10 funcionários, o que acontece com o restante da minha folha?
São eliminados. O arquivo representa a folha completa, então todo funcionário ativo que não estiver nele é desligado. A pré-visualização mostra isso no indicador Eliminados antes de confirmar: se o número não for o esperado, cancele e revise o arquivo.
O que acontece com um funcionário eliminado pela importação?
Ele deixa de estar ativo e passa para a aba Arquivados. É removido de seus grupos e são cancelados seus envios programados e seus cursos e trilhas de aprendizagem não concluídos; o que já havia concluído é mantido. Se voltar a aparecer em uma importação posterior, é reativado com seu histórico.
Posso alterar o email de um funcionário pela importação?
Não. O email é o dado que identifica o funcionário: se você o alterar no arquivo, o sistema entende que o anterior saiu (é eliminado) e que há um novo. Para conservar o histórico, o email deve ser mantido.
Corrigi apenas uma linha carregada incorretamente, preciso enviar todo o arquivo novamente?
Sim. A importação é aplicada por completo, não por linhas: corrija a linha no arquivo e envie-o inteiro novamente. Enquanto houver erros, Confirmar importação permanece desabilitado e nada é aplicado.
Posso usar a importação manual se também tiver uma integração conectada?
Sim, mas é melhor evitar: a próxima sincronização da integração volta a escrever a folha de acordo com o diretório e pode reverter o que você carregou manualmente. Se a empresa trabalha com integração, use a importação manual apenas para casos pontuais.
Tem feedback ou quer solicitar melhorias? Conte-nos em roadmap.whalemate.com/roadmap
