Sumar a varias personas a la administración de la plataforma, en lugar de compartir una sola cuenta.
Limitar el alcance de cada una: quien solo gestiona formación no necesita ver ni tocar las simulaciones de phishing.
Darle acceso de solo lectura a quien necesita consultar la plataforma sin poder cambiar nada — una auditoría, un control interno, alguien que solo mira métricas.
Quitarle el acceso a alguien que cambió de puesto o dejó la empresa, sin perder el registro de lo que hizo.
Saber en cualquier momento quién tiene acceso, con qué nivel y si está activo.
Navegación: Configuración → Usuarios
Haz clic en Nuevo usuario.
Completa los campos:
Correo electrónico — la dirección con la que la persona va a iniciar sesión.
Nombre completo.
Rol — el puesto de la persona en tu organización, por ejemplo "Analista de Seguridad". Es texto libre y sirve solo como referencia para que reconozcas a cada uno en la lista.
Tipo de acceso — acá defines los permisos reales.
Guarda. La persona recibe un correo para definir su contraseña, y con eso ya puede entrar.
Rol y Tipo de acceso son dos cosas distintas y es fácil confundirlas. El Rol es el puesto y no cambia nada de lo que la persona puede hacer; el Tipo de acceso es el permiso.
Administrador — acceso completo al panel de tu empresa: simulaciones, Academia, colaboradores y grupos, Insights, bandeja de incidentes y toda la configuración, incluida esta misma pantalla de usuarios.
Administrador de la Academia — acceso solo a la formación. Puede crear y editar cursos y cursos personalizados, armar y editar rutas de aprendizaje, inscribir colaboradores y extender sus plazos, gestionar trivias y sus preguntas, y ver las analíticas y el registro de auditoría de Academia. Consulta colaboradores, departamentos y grupos, pero no los modifica.
Un Administrador de la Academia no ve las simulaciones de phishing, ni la bandeja de incidentes, ni la configuración de la empresa, y no puede crear ni editar usuarios.
Auditor — ve toda la plataforma y no puede modificar nada. Recorre Insights, Campañas, Academia, Colaboradores, Configuración y esta misma pantalla de Usuarios, y consulta la misma información que un Administrador. Lo que cambia son las acciones:
Las que abren un formulario completo —crear una campaña, cargar la nómina, invitar un usuario— no se le ofrecen. Así no completa algo que después no va a poder guardar. Pegar la dirección de uno de esos formularios en el navegador tampoco lo abre: queda en el listado de esa sección.
Las que están sobre la pantalla —guardar, editar una fila, eliminar— se ven deshabilitadas, con el aviso «Tu acceso es de solo lectura, así que no puedes hacer este cambio.» al pasar el cursor. Se ven a propósito: parte de auditar es saber qué permite hacer la plataforma.
Sí puede exportar y descargar todo lo que exporta un Administrador —listados, reportes, certificados—. Llevarse la información es parte del rol.
Sí puede cambiar su propia contraseña y configurar su autenticación en dos pasos. Son datos de su cuenta, no de la empresa.
El acceso es todo o nada: no se puede recortar por sección. Si necesitas que alguien vea solo una parte de la plataforma en modo lectura, hoy no es posible.
La tabla lista una fila por usuario, con Correo electrónico, Rol, Acceso y Estado (Activo o Inactivo). La columna Acceso te muestra quién es Administrador, quién Administrador de la Academia y quién Auditor. Puedes filtrar por cualquiera de esas columnas y descargar la lista.
Desde el menú de la última columna:
Editar — cambia el nombre, el puesto o el tipo de acceso.
Desactivar / Activar — pide confirmación antes de aplicarse. Un usuario inactivo no puede iniciar sesión, pero sigue en la lista y conserva su historial.
En esta pantalla no hay opción de eliminar: el camino para quitarle el acceso a alguien es desactivarlo. Los cambios de tipo de acceso y las activaciones o desactivaciones quedan registrados en el Registro de Auditoría, con quién los hizo.
Existe un nivel adicional, Soporte, pensado para que una persona externa administre únicamente las plantillas de refuerzo —las páginas de recomendaciones que ve un colaborador después de caer en una simulación— sin ver ninguna otra sección del panel.
No aparece en el selector de Tipo de acceso: lo configura el equipo de Whalemate a pedido. Si necesitas darle ese acceso a un proveedor o a alguien de otra área, escríbenos y lo dejamos habilitado.
¿Cuál es la diferencia entre "Rol" y "Tipo de acceso"?
El Rol es el puesto de la persona y es solo informativo: lo escribes libremente y no habilita ni bloquea nada. El Tipo de acceso es el permiso real, y es el que determina qué pantallas ve.
Necesito que alguien gestione solo la formación, sin tocar las simulaciones. ¿Cómo lo hago?
Dale Administrador de la Academia. Con ese acceso entra directamente a Academia y no ve las simulaciones, la bandeja de incidentes ni la configuración.
Tengo una auditoría y me piden mostrar la plataforma sin dar permisos de administración.
Ese es el caso del acceso Auditor: la persona entra, ve todo y no puede modificar nada. Además puede exportar los reportes que necesite para su informe.
¿Un Auditor puede darle acceso a otra persona?
No. Ve la pantalla de Usuarios y la lista completa, pero no puede invitar, editar ni cambiar el acceso de nadie.
¿Puedo darle acceso de Auditor solo a Insights?
Todavía no. El acceso Auditor abarca toda la plataforma en modo lectura, sin recortes por sección.
Un Auditor ve botones deshabilitados. ¿Es un error?
No, es a propósito. Las acciones que existen se muestran apagadas con una explicación al pasar el cursor, en lugar de desaparecer: parte de auditar es ver qué permite hacer la plataforma. Las que abren un formulario entero sí se ocultan, para que nadie complete algo que no va a poder guardar.
Creé el usuario y la persona dice que no le llegó nada.
El correo para definir la contraseña se envía al momento de guardar. Pídele que revise correo no deseado, y confirma que la dirección que cargaste esté bien escrita: si tiene un error, el correo se envió a esa dirección equivocada. Puedes corregirla con Editar.
Se fue una persona de la empresa. ¿La elimino?
Desactívala. No hay eliminar, y es lo correcto: al desactivarla pierde el acceso de inmediato y su actividad anterior se mantiene en el Registro de Auditoría, que es lo que necesitas si más adelante hay que auditar algo.
¿Puede haber más de un Administrador?
Sí. Puedes tener varios usuarios con acceso de Administrador, varios con Administrador de la Academia y varios con Auditor, en la combinación que te convenga.
¿Tienes feedback o quieres solicitar mejoras? Háznoslo saber en roadmap.whalemate.com/roadmap
