Cargar la nómina completa cuando la empresa no usa (o no quiere conectar) una integración de directorio.
Mantener los datos al día: actualizar departamento, puesto, país o idioma de muchos empleados en un solo paso.
Dar de baja empleados que ya no están en la empresa, quitándolos del archivo.
Ver el impacto antes de confirmar: cantidad de nuevos, modificados, eliminados y filas con error.
Evitar cargas incorrectas: si el archivo tiene errores o está vacío, no se puede confirmar y la nómina queda intacta.
Completar el onboarding inicial cuando todavía no hay ningún empleado en la plataforma.
Descargar la plantilla
Hay dos puntos de entrada, ambos con el mismo flujo:
Personas & Grupos → pestaña Empleados → Importar desde → Plantilla
Se abre el aviso "Importación manual desde nuestra plantilla", con el enlace para descargar la plantilla y el botón Importar.
Configuración → Integraciones → Importación manual → Importar
Va directo al selector de archivo (la plantilla se descarga desde el otro punto de entrada).
La plantilla trae estas columnas, y los nombres de las columnas no deben modificarse:
Columna
Obligatoria
Detalle
Sí
Identifica al empleado. Único en toda la plataforma.
first_name
Sí
Nombre
last_name
Sí
Apellido
country
Sí
País
language
Sí
Idioma de los contenidos: es, en o pt
position
Sí
Puesto
department
Sí
Departamento
personal_id
No
Identificación interna del empleado (legajo,documento)
phone_number
No
Teléfono con código de país, con «+» o con «00» adelante (por ejemplo +5491122334455). Si dejas la columna fuera del archivo, no se toca el teléfono que ya tenía cada persona; si la dejas vacía en una fila, se borra el de esa persona.
Importante: el archivo es la nómina completa, no un agregado. Todo empleado activo que no aparezca en el archivo se elimina de la nómina.
Descarga la plantilla de nuevo si la tenías guardada. Hasta hace poco, el desplegable de la columna language ofrecía
pren lugar deptpara portugués, y las filas cargadas con ese valor se rechazaban al importar. La plantilla actual ya ofrece los tres códigos correctos —en,es,pt—, pero una copia vieja guardada en tu computadora sigue trayendo el valor equivocado. Si vas a cargar gente en portugués, bájala otra vez desde la plataforma.
Subir el archivo
Se acepta .xlsx, .xls y .csv. Mientras se procesa el archivo se muestra un indicador de carga; para nóminas grandes puede tardar unos segundos.
Revisar la vista previa
Se abre el modal de vista previa con el nombre del archivo y una etiqueta general: Sin errores o N con errores.
Arriba, cinco indicadores:
Nuevos — empleados que no existen hoy en la plataforma y se van a crear.
Eliminados — empleados que hoy están en la nómina y no figuran en el archivo.
Modificados — empleados existentes cuyos datos se van a actualizar.
Filas totales — filas con datos leídas del archivo (las vacías se ignoran).
Con errores — filas que no cumplen las validaciones.
Debajo, el detalle fila por fila: Fila / Nombre e ID / Email / Departamento y rol / Acción / Estado. Las filas con error se muestran primero, con el motivo debajo del estado. Si hay muchas filas, la tabla se pagina.
La clasificación de cada fila depende de los datos ya cargados: si el email ya existe en la empresa, la fila se marca como Modificado; si no, como Nuevo. Los Eliminados no vienen del archivo: son los empleados de la plataforma que quedaron fuera de él.
Botones disponibles:
Cancelar — cierra sin aplicar nada.
Subir otro archivo — descarta esta revisión y abre el selector de nuevo.
Confirmar importación — aplica los cambios.
Validaciones y bloqueos
La importación es todo o nada:
Campos obligatorios vacíos (nombre, apellido, email, país, idioma, puesto, departamento).
Email con formato inválido.
Idioma distinto de es, en o pt. El código de portugués es pt: pr no es válido y la fila se rechaza.
Email duplicado dentro del mismo archivo → "El email está duplicado dentro del archivo."
Email que ya pertenece a otra empresa de la plataforma → "El email pertenece a otra compañía."
Teléfono sin código de país: la fila queda en Error y no puedes confirmar la importación hasta corregirla. Escribe el número completo, con «+» o con «00» adelante.
Los espacios, guiones, puntos y paréntesis no molestan: se limpian solos. También se acepta el prefijo «00» en lugar del «+» (por ejemplo 005491122334455).
Un número de solo dígitos, sin «+» ni «00», se rechaza aunque los primeros dígitos parezcan un código de país: Whalemate no adivina de qué país es.
Los teléfonos de línea fija válidos se aceptan igual que antes.
Si el número lleva «+» pero no es válido para ese país, la fila también queda en Error.
Si tu planilla le saca el «+» al número o lo convierte en fórmula, carga la columna como texto o escribe un apóstrofe antes del «+».
Mensajes de bloqueo que aparecen en la vista previa:
Con errores: "Corrige los errores o sube otro archivo para poder confirmar."
Archivo sin filas: "El archivo no tiene filas. Sube un archivo con datos para continuar."
Si el archivo no se puede leer (formato dañado, columnas renombradas) o la operación no se puede completar en ese momento, se muestra un mensaje de error y la nómina no se modifica. En ese caso, volver a intentar en unos minutos con el archivo generado nuevamente.
Confirmar y ver el resultado
Al confirmar, el botón queda en estado de carga hasta que termina el proceso. Después se muestra la pantalla Importación aplicada, con el nombre del archivo y lo que efectivamente quedó aplicado: empleados agregados, eliminados, modificados y filas procesadas. Con Listo se cierra el flujo y el listado de empleados queda actualizado.
Si subo un archivo con solo 10 empleados, ¿qué pasa con el resto de mi nómina?
Se eliminan. El archivo representa la nómina completa, así que todo empleado activo que no esté en él se da de baja. La vista previa lo muestra en el indicador Eliminados antes de confirmar: si el número no es el esperado, cancela y revisa el archivo.
Mis filas en portugués se rechazan.
Fíjate qué código tiene la columna language: tiene que ser pt. Si dice pr, la plantilla que estás usando es una copia vieja guardada antes de que lo corrigiéramos — descárgala de nuevo desde la plataforma, o cambia el valor a pt a mano en las filas afectadas.
¿Qué pasa con un empleado eliminado por la importación?
Deja de estar activo y pasa a la pestaña Archivados. Se lo quita de sus grupos y se cancelan sus envíos programados y sus cursos y rutas de aprendizaje sin completar; lo que ya había completado se conserva. Si vuelve a aparecer en una importación posterior, se reactiva con su historial.
¿Puedo cambiar el email de un empleado desde la importación?
No. El email es el dato que identifica al empleado: si lo cambias en el archivo, el sistema entiende que el anterior se fue (se elimina) y que hay uno nuevo. Para conservar el historial, el email tiene que mantenerse.
Corregí una sola fila mal cargada, ¿tengo que subir todo el archivo otra vez?
Sí. La importación se aplica completa, no por filas: corrige la fila en el archivo y vuelve a subirlo entero. Mientras haya errores, Confirmar importación permanece deshabilitado y nada se aplica.
¿Puedo usar la importación manual si además tengo una integración conectada?
Sí, pero conviene evitarlo: la próxima sincronización de la integración vuelve a escribir la nómina según el directorio y puede revertir lo que cargaste a mano. Si la empresa trabaja con integración, usa la importación manual solo para casos puntuales.
Mi archivo tiene teléfonos sin código de país y no me deja confirmar. ¿Qué hago?
Agrega el código de país a cada número, con «+» o con «00» adelante (por ejemplo +5491122334455 o 005491122334455) y vuelve a subir el archivo. Whalemate no completa el país por ti, para no mandar mensajes a un número equivocado.
¿Se aceptan números con espacios, guiones o paréntesis?
Sí. Se limpian y se guardan sin esos símbolos.
¿Y los teléfonos fijos?
Sí, se aceptan si son válidos.
¿Tienes feedback o quieres solicitar mejoras? Cuéntanos en roadmap.whalemate.com/roadmap
