Manter o tema presente entre uma simulação e a seguinte, sem exigir tempo de ninguém: um curso pede dedicação e uma simulação coloca à prova; um boletim apenas informa.
Avisar sobre algo pontual e urgente —uma ameaça que está circulando, uma tentativa de fraude que já caiu na sua empresa— sem esperar pelo próximo curso.
Acompanhar uma campanha interna, como o mês da cibersegurança ou o lançamento de uma política nova.
Reforçar o que saiu errado na última simulação, enquanto o resultado ainda está fresco.
Comunicar sem avaliar ninguém: não há quedas, nem aprovados, nem consequências para quem não lê, nem impacto na pontuação de risco.
Entre na galeria
Conscientização → Recursos no menu lateral. A tela se chama Galeria de Conscientização e tem quatro abas: Imagens (abre por padrão), PDF, Vídeos e HTML.
As quatro não fazem a mesma coisa, e esta é a distinção mais importante da tela:
Imagens e HTML são enviadas como boletim. A ação principal de cada cartão é um aviãozinho de papel.
PDF e Vídeos apenas se baixam. São material para você distribuir por seus próprios meios —intranet, canal de mensagens, mural—: não são enviados a partir da plataforma.
Em cada aba você vê primeiro as peças da sua empresa e depois o catálogo da Whalemate. Você tem um buscador por nome, descrição e etiquetas, e uma ordem alfabética que pode inverter. Se o buscador não encontrar nada, a aba mostra Nenhum modelo encontrado.
Escolha uma peça ou crie a sua
Se algo do catálogo servir tal como está, use-o. Se quiser partir dele e mudá-lo, abra o menu do cartão e escolha Copiar: ele pede um nome e deixa uma cópia própria, essa sim editável.
Para montar uma do zero, o botão Novo Modelo aparece somente nas abas Imagens e HTML. Todos os campos são obrigatórios:
Nome — com este nome você a encontra depois na galeria.
Assunto — é o assunto do e-mail que quem recebe vê.
Descrição — para que serve a peça. Também é usada no buscador.
Etiquetas — pelo menos uma. Servem para agrupar por tema ou por campanha.
Logo — a imagem que representa a peça na galeria.
Conteúdo — em Imagens, o arquivo do flyer. Em HTML, um editor com negrito, cores, tabelas, links e imagens.
O menu de cada cartão dá ainda Ver (visualização em tela cheia), Baixar e, somente se a peça for da sua empresa, Editar e Excluir. As do catálogo da Whalemate não se editam nem se apagam: para isso você faz uma cópia.
O editor HTML oferece um botão de variáveis de usuário (Nome, Sobrenome, E-mail, URL). Não as use em um boletim. Aqui elas não são substituídas: quem recebe lê o código da variável tal como foi escrito. A visualização as oculta, então o problema não aparece antes de enviar. Estas variáveis funcionam nas simulações de phishing, não nos boletins.
Configure o envio
Com a peça escolhida, toque no aviãozinho. Abre-se Novo Lançamento, com quatro blocos:
Nome — é o nome interno do envio, o que você vê depois nas análises. Quem recebe o e-mail não o lê.
Funcionários — três opções: Todos os funcionários; Somente funcionários dos grupos selecionados, que abre a lista de grupos com a quantidade de membros de cada um; ou Somente funcionários selecionados, que abre a folha completa com filtros por e-mail, departamento e país. Abaixo diz quantas pessoas ficaram selecionadas, e você precisa de pelo menos uma.
Modelo — a visualização do que vai sair, somente leitura. Vem da peça que você escolheu e daqui não se edita.
Cronograma — data, hora e fuso horário em que sai.
Depois, Enviar. Não há etapa de confirmação: o envio fica agendado e a plataforma deixa você em Análises de Conscientização, onde o boletim já aparece.
A partir daí, a plataforma verifica a cada minuto quais boletins chegaram ao seu horário e os envia. Se o e-mail de alguma pessoa falhar, ela tenta novamente com os pendentes na passagem seguinte, sem reenviar para quem já o recebeu.
O que convém ter em conta antes de apertar Enviar
Se você escolher hoje com uma hora que já passou, o boletim sai imediatamente. A plataforma valida que a data não seja anterior a hoje, mas não valida a hora. Programar hoje às 9 quando são 15 horas não o agenda para amanhã: ele é enviado no minuto seguinte.
Um boletim programado não se edita nem se pausa. Se você errou, a única saída é eliminá-lo em Análises antes de chegar seu horário.
Mudar a opção de destinatários apaga a seleção anterior. Se você escolher 200 pessoas manualmente e depois tocar em Todos os funcionários, o que havia marcado se perde.
Um boletim de imagem é um e-mail com a imagem sozinha. Se o e-mail de quem o recebe bloquear as imagens —comum em configurações corporativas—, ele verá uma mensagem vazia. Para conteúdo que não pode se perder, convém usar HTML com texto real.
De qual endereço sai depende da sua configuração. Os boletins têm seu próprio remetente, separado do das simulações e do da Academia. Se sua empresa configurou domínio próprio mas não ativou o remetente de boletins, o e-mail sai do mesmo jeito, mas a partir do endereço da Whalemate.
Posso enviar um PDF ou um vídeo como boletim?
Não. A partir da plataforma somente se enviam as peças das abas Imagens e HTML. Os PDFs e os vídeos são baixados e você os distribui pelos seus próprios canais.
De qual endereço o e-mail chega para minha equipe?
Depende de como está configurado o seu envio de e-mail. Os boletins têm seu próprio remetente: se sua empresa usa domínio próprio mas não ativou especificamente o remetente de boletins, o e-mail sai do endereço da Whalemate. Se você precisar que saia com seu domínio, peça ao seu contato na Whalemate para revisar isso.
Posso personalizar o boletim com o nome de cada pessoa?
Hoje não. O mesmo conteúdo chega igual para todos.
Posso cancelar um boletim já programado?
Não há uma opção de cancelar. Você pode eliminá-lo em Análises de Conscientização antes de chegar seu horário; isso apaga o envio e todo o seu histórico.
Os boletins afetam a pontuação de risco da minha equipe?
Não. Só se registra se o e-mail foi entregue e se foi aberto, e nada disso pesa no risco.
